إدارة المخزون، سجل الحركات، وتنبيهات النواقص
دليل شامل لإحكام السيطرة على بضائع متجرك: كيف تتتبع حركات الوارد والمنصرف بدقة، وتجري تسويات فورية للتوالف والعينات، وتراجع سجل حركات كل صنف، وتستفيد من تنبيهات النواقص لمنع نفاد السلع الأكثر طلبًا.
1. كيف يتتبع ورقتك رصيد المخزون؟
يعتمد نظام المخزون في تطبيق «ورقتك» على مبدأ التحديث اللحظي المباشر، حيث تتأثر أرصدة الأصناف تلقائيًا بالمعاملات اليومية التالية دون حاجة لأي ترحيل يدوي:
| نوع المعاملة اليومية | أثرها على كمية المخزون | التأثير المالي المصاحب |
|---|---|---|
| فاتورة شراء من مورد | زيادة (+) | تزيد قيمة أصول المخزون، وتُحدّث متوسط تكلفة القطعة المرجح تلقائيًا. |
| فاتورة بيع أو بيع سريع | نقصان (−) | تُسجل تكلفة البضاعة المباعة (COGS) وتُحسب أرباح الفاتورة اللحظية. |
| إلغاء فاتورة بيع | استرجاع (+) | تُعاد البضاعة المباعة تلقائيًا إلى رصيد المخزون بنفس تكلفتها الأصلية. |
| تسوية يدوية (تعديل مخزون) | زيادة أو نقصان (±) | تُعالج الفروقات الناتجة عن تلف، كسر، ضياع، أو تصحيح خطأ إدخال سابق. |
2. التسوية اليدوية (توالف، كسر، هدايا)
في النشاط التجاري اليومي، قد تنكسر زجاجة عصير، أو تنتهي صلاحية علبة جبن، أو يستهلك صاحب المحل سلعة للاستخدام الشخصي. لتسجيل هذا النقص دون إصدار فاتورة بيع وهمية، يوفر ورقتك أداة «تعديل المخزون»:
فتح شاشة المخزون
من الشاشة الرئيسية أو القائمة الجانبية، ادخل إلى المخزون، وابحث عن المنتج المراد تسويته.
اختيار تعديل المخزون
اضغط على أيقونة التعديل بجانب الصنف لتفتح نافذة التسوية المخزنية السريعة.
إدخال فارق الكمية (الزيادة أو النقصان)
- إذا تلفت حبتان: اكتب -2 في خانة الفارق.
- إذا وجدت حبة زائدة بالخطأ: اكتب +1.
يعرض لك التطبيق مباشرة: الكمية الحالية، الفارق، والكمية الجديدة المتوقعة بعد التعديل.
تدوين سبب التعديل الإلزامي
لحماية محلك من التلاعب، يتطلب التطبيق كتابة سبب واضح (مثال: «تلف أثناء النقل»، «انتهاء صلاحية»، «عينة تجريبية»). اضغط حفظ لتوثيق الحركة وتحديث الرصيد فورًا.
3. سجل حركات المخزون والمطابقة التاريخية
إذا سألك أحد الشركاء: «أين ذهبت 5 كراتين من هذا المنتج ولماذا رصيده اليوم 10 فقط؟»، لن تضطر للحيرة أو التخمين.
من خلال سجل حركات المخزون (المخزون ← حركات المخزون)، يسجل التطبيق تلقائيًا شريطًا زمنيًا لا يقبل التلاعب لكل عملية جرت على هذا الصنف:
- تاريخ وساعة الحركة بدقة.
- نوع العملية: بيع، شراء، تسوية يدوية، أو جرد فعلي.
- رقم المستند المرتبط: يمكنك الضغط عليه لفتح الفاتورة الأصلية ومعرفة من العميل أو المورد.
- مقدار التغير: الكمية التي أضيفت أو خصمت، والرصيد النهائي الذي نتج عن الحركة.
4. متابعة النواقص وقائمة إعادة الطلب
لا تنتظر حتى يسألك الزبون عن سلعة فيجد الرف فارغًا. اضبط لكل صنف حد إعادة الطلب (مثلاً: 5 حبات).
بمجرد أن ينخفض رصيد أي منتج إلى حده الأدنى أو أقل، يقوم التطبيق بما يلي:
- إظهار شارة تنبيه باللون البرتقالي بجانب المنتج في شاشة المخزون.
- إدراجه تلقائيًا في قسم «المنتجات منخفضة المخزون» في شاشة التقارير.
- إتاحة تصدير قائمة النواقص بضغطة زر لإرسالها لمندوب المبيعات أو المورد لتجهيز طلبيتك الجديدة دون تأخير.
5. تقييم المخزون بالتكلفة وسعر البيع
من خلال تقرير المخزون في النسخة الاحترافية، يمكنك بلمسة واحدة معرفة الإجابة عن السؤال الأهم في تجارة التجزئة: «كم رأس مالي المجمد في الرفوف والمخزن الآن؟»:
مؤشرات تقييم البضاعة في ورقتك:
- إجمالي الوحدات المخزنة: مجموع القطع والكراتين في المستودع.
- قيمة المخزون بالتكلفة: إجمالي رأس المال المدفوع فعليًا لشراء هذه البضاعة (بناءً على متوسط التكلفة المرجح). هذا هو الرقم المحاسبي المعتمد في الميزانية العمومية.
- قيمة المخزون بسعر البيع: العائد الإجمالي المتوقع تحصيله عند تصريف كامل البضاعة بالأسعار الحالية.
- الربح المتوقع المحبوس: الفارق بين قيمة البيع وقيمة التكلفة؛ وهو مؤشر الربحية المستقبلية لمتجرك.
6. نصائح ذهبية لضبط مستودع متجرك
عندما تشتري بضاعة جديدة من تاجر الجملة، لا تدخل على شاشة المخزون وتزيد الرقم يدويًا! بل أنشئ فاتورة شراء رسمية. التعديل اليدوي يزيد الكمية ولكنه لا يحسب متوسط سعر التكلفة ولا يوثق التزامك المالي تجاه المورد.
مهما بلغت دقة الإدخال، تحدث دائمًا فروقات جراء أخطاء البيع أو تلف غير مسجل. نوصي بتنفيذ جرد فعلي (أسبوعي أو شهري) باستخدام ميزة الجرد المخصصة في ورقتك لمطابقة الدفاتر مع الواقع.