دليل أوامر الشراء وإدارة الموردين وتكلفة البضاعة

1. أهمية توثيق المشتريات لنشاطك التجاري

بدون تسجيل المشتريات، سيظل تطبيقك يعرف فقط ما بعته دون أن يعرف كم كلفك هذا البيع! توفر لك أوامر الشراء ثلاث فوائد مصيرية:

• زيادة كميات المخزون تلقائياً: بمجرد تسجيل أمر الشراء، تدخل الكميات فوراً في رصيد المستودع دون حاجة لتعديل الأرصدة يدوياً.
• تحديث متوسط تكلفة الشراء: يحسب التطبيق متوسط التكلفة المرجح الجديد لكل صنف إذا ارتفعت أسعار التوريد.
• ضبط حسابات الموردين: تتبع ديون الموردين ومواعيد سدادها بدقة وتفادي أي مطالبات مكررة أو نسيان.

2. تسجيل بيانات الموردين

يمكنك إضافة الموردين من شاشة «العملاء والموردين»:

1. انتقل إلى شاشة «العملاء»، ثم بدّل التبويب العلوي إلى «الموردون».
2. اضغط على زر الإضافة «+».
3. اكتب اسم المورد أو اسم الشركة التجارية ورقم هاتف المندوب المسؤول.
4. إذا كان المورد يطلب منك مبالغ سابقة قبل استخدام التطبيق، سجلها في حقل «الرصيد الافتتاحي» لتبدأ به حسابك معه.
5. اضغط حفظ.

3. خطوات تسجيل أمر شراء جديد (فاتورة شراء)

1. من شاشة «المستندات»، اضغط على زر الإضافة «+» واختر «أمر شراء».
2. اختر المورد من القائمة، وسجل رقم فاتورة المورد الورقية في خانة الملاحظات لسهولة الرجوع إليها عند المطابقة.
3. أضف الأصناف المشتراة، وسجل الكمية المستلمة وسعر الشراء للوحدة.
4. سجل المبلغ الذي سددته للمورد نقداً أو عبر تحويل بنكي (إن وجد). إذا كانت الشحنة كاملة بالآجل، اترك المدفوع 0.
5. اضغط «حفظ أمر الشراء».

4. أثر الشراء على كميات وتكلفة المخزون

بمجرد حفظ أمر الشراء، ينفذ محرك ورقتك عمليتين متزامنتين:

• زيادة الرصيد المخزني: ترتفع كمية كل صنف في المخزن بمقدار الكمية المشتراة.
• إعادة احتساب متوسط التكلفة المرجح: إذا كان لديك 10 قطع بتكلفة 1,000 واشتريت 10 قطع جديدة بتكلفة 1,200، يصبح متوسط التكلفة الجديد 1,100 جنيه للقطعة. هذا المتوسط هو الذي ستُخصم به بضاعتك عند كل عملية بيع قادمة.

5. سداد مستحقات الموردين وتتبع الذمم

عند سداد دفعة للمورد:

• يمكنك فتح أمر الشراء نفسه والضغط على «تسجيل دفعة».
• أو من شاشة «المستندات» اضغط «+» واختر «سند صرف»، ثم حدد اسم المورد والمبلغ وطريقة الدفع.
• يقوم التطبيق فوراً بخصم المبلغ المسدد من رصيد دين المورد، ويخصم نفس المبلغ من رصيد نقدية الخزينة أو البنك.

6. ضوابط تعديل أو إلغاء أمر الشراء لحماية المخزون