دليل التقارير المالية ومتابعة الأرباح في ورقتك
الهدف من تسجيل الفواتير والمصروفات ليس مجرد حفظ الأوراق، بل معرفة وضع تجارتك الحقيقي: هل تكسب أم تخسر؟ كم لك من أموال عند العملاء؟ وما الأصناف التي تجلب لك الربح وتلك التي تجمد أموالك على الرفوف؟ يشرح هذا الدليل كل رقم يظهر في شاشات التقارير، وكيف تفهمه وتتصرف بناءً عليه.
1. شاشة التقارير والفئات المتاحة
للوصول إلى التقارير، اضغط على تبويب «التقارير» في الشريط السفلي للتطبيق. تنقسم التقارير إلى أربع مجموعات واضحة:
| المجموعة | التقارير المتوفرة | المستوى | السؤال التجاري الذي يجيب عنه التقرير |
|---|---|---|---|
| التقارير المالية | المحاسبة المزدوجة (قائمة الدخل، الميزانية، ميزان المراجعة، دفتر الأستاذ) | Pro | ما هو صافي أرباح المحل؟ وما هو موقفي المالي الكامل بين الأصول والديون؟ |
| المبيعات والمشتريات | تقرير المبيعات | مجاني | كم بعت خلال الفترة؟ وما الفواتير المسددة والآجلة والملغاة؟ |
| تقرير المشتريات | Pro | كم اشتريت من الموردين؟ وما المبالغ المسددة والمتبقية كالتزامات؟ | |
| تقرير المدفوعات | مجاني | كم دخل الخزينة أو البنك فعلياً؟ ومصنفاً حسب كل وسيلة دفع (كاش، بنكك، شبكة)؟ | |
| تقرير العملاء | مجاني | من هم العملاء الذين عليهم ديون متأخرة؟ وكم إجمالي مستحقاتي في السوق؟ | |
| تقرير الموردين | Pro | من هم الموردون الذين يطلبون مني أموالاً؟ وكم إجمالي الذمم الدائنة؟ | |
| المخزون | تقرير المخزون | Pro | كم قيمة البضاعة الموجودة في المحل بسعر التكلفة؟ وما الأصناف التي شارفت على النفاد؟ |
| تقرير المنتجات | مجاني | ما هي الأصناف الأكثر مبيعاً والأعلى تحقيقاً للأرباح؟ | |
| حركات المخزون | Pro | أين ذهبت كل قطعة بضاعة؟ سجل تفصيلي لكل حركة توريد، بيع، أو تسوية جرد. | |
| تحليلات المخزون المتقدمة | Pro | ما هي البضاعة الراكدة التي تجمد سيولتي؟ وما الأصناف التي تباع بخسارة؟ | |
| سجل التدقيق | سجل العمليات | Pro | من الذي عدل أو حذف مستنداً أو حركة؟ وتوثيق التاريخ والساعة لكل إجراء. |
2. الفلاتر الزمنية ونطاقات البحث
تحتوي شاشات التقارير على شريط زمني أفقي يتيح لك تحديد النطاق بضغطة زر واحدة:
- اليوم: يقتصر فقط على العمليات التي سُجلت من بداية اليوم الحالي (الساعة 12:00 صباحاً وحتى اللحظة). مفيد جداً في الجرد المسائي وإغلاق صندوق الكاشير.
- آخر 7 أيام: يعطيك نظرة أسبوعية لمقارنة حركة الأيام العادية بأيام العطلات والمواسم.
- هذا الشهر: من أول يوم في الشهر التقويمي الحالي وحتى تاريخ اليوم.
- الشهر السابق: ملخص كامل للشهر الماضي من بدايته إلى نهايته، وهو الأنسب للمراجعة الشهرية ودفع الإيجارات وتقييم أداء العمل.
- فترة مخصصة: يفتح لك تقويماً لاختيار تاريخ بداية وتاريخ نهاية محددين (مثلاً: موسم الأعياد، أو الربع المالي الأول، أو أسبوع تخفيضات معين).
3. تقارير المبيعات والمشتريات والمدفوعات
أ. تقرير المبيعات (Sales Report)
يعرض قائمة بجميع فواتير البيع المصدرة خلال الفترة المحددة مع تفاصيلها:
- رقم الفاتورة واسم العميل وتاريخها.
- قيمة المبيعات (Sales Value): إجمالي الفاتورة النهائي المستحق على العميل شاملاً الضريبة إن وجدت.
- تكلفة المبيعات (COGS): تكلفة المنتجات المباعة في الفاتورة محسوبة بمتوسط سعر الشراء.
- مجمل الربح (Gross Profit): الفرق بين قيمة بيع البضاعة وتكلفتها (قيمة البيع بدون ضريبة - التكلفة).
- المسدد والمتبقي: المبلغ الذي دفعه العميل فوراً والمبلغ المتبقي عليه كدين آجل.
لماذا يفعل التطبيق ذلك؟ لأن الأمانة المحاسبية تقتضي ألا يفترض النظام أن تكلفة الصنف صفر ليظهر لك ربحاً خيالياً وهمياً بنسبة 100%! بمجرد إدخال سعر الشراء في بطاقة الصنف أو تسجيل أمر الشراء، تصبح الأرقام دقيقة ومكتملة.
ب. تقرير المشتريات (Purchases Report - ميزة Pro)
يعرض جميع أوامر الشراء الصادرة للموردين، ويتيح لك تصنيفها حسب مورد محدد أو حسب حالة السداد:
- إجمالي المشتريات: قيمة البضائع التي قمت بتوريدها لمخزنك.
- المدفوع للموردين: المبالغ النقدية أو البنكية التي قمت بسدادها فعلياً للموردين.
- المتبقي للموردين: التزاماتك المالية الحالية التي تنتظر السداد.
ج. تقرير المدفوعات (Payments Report)
هذا التقرير لا يهمه كم بعت على الورق، بل يهتم بـ حركة السيولة النقدية الفعلية التي استلمتها:
- يعرض كل عملية دفع تمت برقم الإيصال واسم العميل وتاريخ الحركة.
- يقسم المبالغ المحصلة في بطاقات إجمالية حسب طريقة الدفع: النقدية (الكاش)، التحويل البنكي (بنكك / فوري)، أو بطاقات الدفع.
- يستخدم كاشير المحل هذا التقرير في نهاية الوردية لمطابقة النقدية الموجودة في الدرج مع رقم "النقدية" في التقرير.
4. تقارير ديون العملاء والتزامات الموردين
تقرير أرصدة العملاء (Customer Balances)
يعرض دليلاً مرتباً لكل العملاء الذين تعاملوا معك:
- إجمالي الفواتير: مجموع ما اشتراه العميل منذ بدء التعامل.
- إجمالي المدفوع: مجموع ما سدده العميل نقداً أو بسندات قبض.
- الرصيد المستحق (Outstanding): المبلغ المتبقي بذمة العميل. إذا كان الرقم موجباً فهو دين عليه، وإذا كان صفراً فحسابه خالص تماماً.
عند الضغط على أي عميل في القائمة، يفتح التطبيق شاشة تفاصيله مباشرة، حيث يمكنك بلمسة واحدة استخراج «كشف حساب تفصيلي» (PDF) ومشاركته معه عبر واتساب يوضح كل فاتورة وسداد وتاريخها.
تقرير أرصدة الموردين (Supplier Balances - Pro)
يعرض نفس الفكرة للجانب الآخر من تجارتك: كم اشتريت من كل مورد، كم دفعت له بسندات صرف، وكم الرصيد المستحق له واجب السداد لتفادي توقف توريد البضاعة.
5. تقارير المخزون والتحليلات المتقدمة (Pro)
أ. تقرير المخزون وتقييم البضاعة
يجيب هذا التقرير عن السؤال المصيري: كم تساوي بضاعتي المخزنة الآن؟
- إجمالي تقييم المخزون بالتكلفة (Valuation at Cost): يضرب كمية كل صنف في متوسط تكلفة شرائه، ويجمع القيمة الكلية. هذا هو الرقم الذي يمثل أصولك البضاعية في الميزانية، وليس سعر بيعها للزبائن.
- تنبيهات النواقص (Low Stock): يعرض الأصناف التي وصل رصيدها إلى حد الأمان أو أقل لتطلبها قبل أن تنفد وتفقد زبائنك.
- الأصناف النافذة (Out of Stock): الأصناف التي رصيدها صفر أو سالب.
ب. تحليلات المخزون المتقدمة (Advanced Inventory Analytics)
شاشة ذكاء تجاري متطورة تتكون من أربعة تبويبات:
- سرعة التصريف ومقترحات الطلب (Sales Velocity): يحسب معدل بيع كل صنف يومياً خلال الفترة، ويتوقع «عدد الأيام المتبقية لنفاد الكمية» بناءً على هذا المعدل، ويقترح عليك الكمية الدقيقة التي تحتاج لطلبها من المورد.
- المخزون الراكد وتجميد السيولة (Slow-Moving Stock): يكشف لك البضائع الموجودة في مخزنك والتي لم تباع منها قطعة واحدة طوال الفترة المحددة، ويحسب لك «رأس المال المجمد» فيها، لتتخذ قراراً بتخفيض سعرها أو عمل عروض عليها لتحرير أموالك.
- تنبيهات البيع بخسارة (Negative Margin Alert): ينبهك فوراً إذا كان سعر البيع المحدد لأي صنف أقل من متوسط تكلفة شرائه (مثلاً صنف تشتريه بـ 1200 وتبيعه بـ 1000 دون انتباه).
- حصة الفئات من رأس مال المخزون (Category Valuation Share): يوضح لك توزيع أموالك بنسب مئوية ومبالغ نقدية عبر فئات المحل (مثلاً: 60% من مالك في المواد التموينية، و25% في المنظفات، و15% في الألبان).
6. القوائم المالية والمحاسبة المزدوجة (Pro)
تستخرج شاشة «المحاسبة المزدوجة» أربع قوائم مالية معتمدة وفق المعايير المحاسبية السليمة دون الحاجة لخبير محاسبي:
1. قائمة الدخل (Income Statement)
توضح نتيجة نشاطك خلال فترة زمنية محددة (ربح أم خسارة):
- تكلفة البضاعة المباعة (COGS) (تكلفة شراء نفس البضاعة التي تم بيعها فعلاً)
= مجمل الربح (Gross Profit)
- المصروفات التشغيلية (الإيجار، المرتبات، الكهرباء، النقل المسجلة بسندات الصرف)
= صافي الربح التشغيلي (Net Operating Profit)
2. الميزانية العمومية (Balance Sheet)
لقطة فوتوغرافية لوضع نشاطك المالي في تاريخ محدد (ما لك وما عليك):
- الأصول (ما تملكه المنشأة): النقدية في الدرج + الحسابات البنكية + ديون العملاء المطلوب تحصيلها + قيمة البضاعة في المخزن.
- الخصوم (التزاماتك للغير): ديون الموردين المطلوب سدادها + الضرائب المحصلة الواجب توريدها.
- حقوق الملكية (رأس المال الصافي): رأس المال الافتتاحي + الأرباح المرحلة والمحققة.
وتطبق الميزانية دائماً المعادلة الذهبية: الأصول = الخصوم + حقوق الملكية.
3. ميزان المراجعة (Trial Balance)
جدول تدقيق يجمع كافة حسابات النشاط في عمودين: (مدين) و(دائن). فائدته التأكد من أن كل عملية دخلت النظام بقيد مزدوج متوازن وصحيح حسابياً بنسبة 100%.
4. دليل الحسابات ودفتر الأستاذ (Chart of Accounts & General Ledger)
يعرض الشجرة المحاسبية للتطبيق (الصندوق، البنوك، العملاء، المخزون، الموردون، الإيرادات، المصروفات). عند الضغط على أي حساب، يفتح لك «دفتر الأستاذ» الخاص به لترى بالتفصيل كل حركة أثرت على هذا الحساب والرصيد التراكمي خطوة بخطوة.
7. تسع قواعد مالية لا تخلط بينها أبداً
يقع كثير من أصحاب المتاجر في أخطاء شائعة عند قراءة الأرقام. احرص على فهم هذه الفروق الجوهرية:
| المفهوم الأول | المفهوم الثاني المقابل | الفارق العملي الذي يحميك من الخطأ |
|---|---|---|
| المبيعات (Sales) | النقدية المحصلة (Cash Collected) | المبيعات تشمل الفواتير النقدية والآجلة؛ إذا أصدرت فواتير بـ 10,000 ولكنك لم تستلم سوى 6,000، فمبيعاتك 10,000 ولكن سيولتك المحصلة 6,000 فقط. |
| الإيراد (Revenue) | الربح (Profit) | الإيراد هو كامل ثمن البيع الذي يدفعه الزبون، أما الربح فهو ما يتبقى لك من هذا الثمن بعد طرح تكلفة الشراء والمصاريف. |
| الربح (Profit) | الرصيد في الخزينة (Cash in Hand) | قد تظهر دفاترك أرباحاً ممتازة، ولكن جيبك خالٍ من النقدية لأن أرباحك معلقة كديون عند الزبائن أو مكدسة كبضاعة على الرفوف! |
| إجمالي الفاتورة | المبلغ المتبقي المستحق | الفاتورة قيمتها 5,000 وسدد العميل 3,000؛ إجمالي الفاتورة يبقى 5,000 للتاريخ، ولكن المطلوب منه 2,000 فقط. |
| المشتريات (Purchases) | تكلفة المبيعات (COGS) | إذا اشتريت بضاعة بـ 50,000 وخزنتها، فالمشتريات 50,000، ولكن تكلفة المبيعات لا تحسب إلا على القطع التي بيعت منها فعلاً خلال الفترة. |
| قيمة المخزون بسعر البيع | قيمة المخزون بسعر التكلفة | لا تقيّم بضاعتك في المخزن بسعر البيع المتوقع، بل بسعر شرائها الفعلي، حتى لا تضخم رأس مالك بأرباح مستقبلية لم تتحقق بعد. |
| مجمل الربح (Gross) | صافي الربح (Net) | مجمل الربح هو ربح البضاعة فقط (سعر البيع - سعر الشراء). صافي الربح هو ما يتبقى لك بعد دفع الإيجار والكهرباء والعمالة. |
| تسجيل الدفعة في التطبيق | المطابقة البنكية الآلية | التطبيق يعمل دون اتصال؛ تسجيلك لدفعة بنكية هو توثيق دفتري منك، وعليك مراجعة إشعار تطبيق البنك الخاص بك للتأكد من وصول المبلغ. |
| عرض السعر (Quotation) | فاتورة البيع المؤكدة | عرض السعر مجرد وثيقة تفاوض لا تحجز مخزوناً ولا تثبت ديناً على العميل ولا تدخل في تقارير المبيعات إطلاقاً حتى يتم تحويله لفاتورة. |
8. مثال تطبيقي شامل بالأرقام والحسابات
دعنا نأخذ يوماً واقعياً في متجر تجاري لنرى كيف تتوزع الأرقام بين التقارير بدقة:
- عملية البيع: بعت بضاعة لعميل وأصدرت فاتورة بإجمالي 10,000 جنيه.
- طريقة التحصيل: دفع العميل 6,000 جنيه كاش في الدرج، واتفقتم على تأجيل 4,000 جنيه كدين مستحق.
- تكلفة البضاعة: كنت قد اشتريت هذه البضاعة سابقاً بتكلفة شراء مرجحة قدرها 6,500 جنيه.
- المصاريف اليومية: دفعت خلال اليوم 1,000 جنيه نقداً لمصروف صيانة وكهرباء بسند صرف.
كيف يقرأ ورقتك هذه الأرقام في التقارير المختلفة؟
| الشاشة أو التقرير | الرقم المعروض | المعنى والتفسير الحسابي |
|---|---|---|
| تقرير المبيعات | المبيعات: 10,000 | التكلفة: 6,500 | مجمل الربح: 3,500 | قيمة الفاتورة كاملة 10,000، وتكلفتها 6,500، وحققت منها ربحاً تجارياً مباشراً قدره 3,500 جنيه. كما يظهر في خانة المدفوع 6,000 والمتبقي 4,000. |
| تقرير المدفوعات | التحصيلات النقدية: 6,000 جنيه | لا يعرض 10,000؛ بل يعرض فقط الـ 6,000 جنيه التي دخلت الدرج فعلياً كوسيلة دفع «نقدية». |
| تقرير العملاء (كشف الحساب) | الرصيد المستحق على العميل: 4,000 جنيه | سجل حركة بقيمة 10,000 مخصوماً منها دفعة 6,000 ليبقى بذمته دين دقيق قدره 4,000 جنيه. |
| قائمة الدخل | إيراد: 10,000 | تكلفة: 6,500 | مصاريف: 1,000 | صافي ربح: 2,500 | الحساب: (10,000 إيراد - 6,500 تكلفة بضاعة = 3,500 مجمل ربح) - 1,000 مصاريف تشغيل = 2,500 جنيه صافي ربح اليوم. |
| صندوق النقدية الفعلي (في الدرج) | النقدية الفعلية: 5,000 جنيه | الحساب: استلمت 6,000 كاش من الفاتورة، ودفعت منها 1,000 نقداً للمصاريف = 5,000 جنيه موجودة في درج المحل. |
1. أنت استلمت 6,000 كاش لبضاعة كنت قد دفعت ثمن شرائها (6,500) من أموالك في يوم سابق، وبالتالي استرجعت جزءاً من رأس مالك القديم كسيولة.
2. وما زال لك 4,000 جنيه ديناً عند العميل لم تستلمها بعد، وهي جزء من أرباحك وحقك في المبيعات!
هذا التمييز الدقيق هو ما يحميك من سحب أموال الصندوق ظناً منك أنها كلها أرباح صافية قابلة للإنفاق الشخصي.
9. حدود التقارير وما لا تستطيع إثباته
يعمل تطبيق ورقتك وفق معايير محلية صارمة تعتمد على ما تدخله في هاتفك. تذكر هذه الحدود دائماً:
- جودة التقارير تعتمد على دقة إدخالك: إذا بعت بضاعة دون تسجيل فاتورة، أو دفعت مصاريف دون سند صرف، أو لم تسجل أسعار الشراء، فلن يتمكن أي نظام في العالم من حساب أرباحك بدقة.
- لا ربط آلي مباشر مع الحسابات البنكية: التطبيق يعمل محلياً دون إنترنت؛ تسجيلك لحركة سداد بنكية هو قيد دفتري داخلي، ولا يملك التطبيق صلاحية الاتصال بحسابك البنكي للتأكد من وصول الحوالة.
- فصل العملات: إذا كنت تتعامل بعملات متعددة (مثل الجنيه السوداني والدولار)، فإن التقارير تفرز كل عملة على حدة، ولا تقوم بتحويل تلقائي بينها لأن أسعار الصرف متقلبة يومياً، مما يحميك من أي تقييم مالي مشوه.
10. تصدير التقارير ومشاركتها بصيغة PDF
تحتوي شاشات التقارير وقوائم المحاسبة على زر تصدير في الأعلى:
- حدد الفترة الزمنية المطلوبة وتأكد من تطبيق الفلاتر التي تريدها.
- اضغط على أيقونة «PDF» أو زر المشاركة في الزاوية العليا للشاشة.
- يقوم التطبيق فوراً بتوليد ملف PDF احترافي منسق بالكامل باللغة العربية، يتضمن شعار واسم متجرك ورقمك الضريبي وملخص الحسابات.
- تفتح لك نافذة المشاركة لإرسال التقرير مباشرة عبر واتساب للمالك أو الشركاء، أو إرساله للبريد الإلكتروني، أو إرساله لطابعة A4 المتصلة بجهازك.