دليل حالات المستندات ودورة حياة الفاتورة

1. جدول مقارنة الحالات الخمس وأثرها على حساباتك

2. حالة «مسودة» (تحضير الطلب والتسعير)

تكون الفاتورة في حالة مسودة عندما تبدأ بإدخال الأصناف وتجهيز الطلب لعميل، ولكنك لم تتفق معه على السعر النهائي بعد، أو لم تؤكد استلامه للبضاعة:

• تستطيع التعديل في المسودة بحرية تامة دون أي تأثير على حركة المخزن الحقيقية أو على ديون العميل.
• لا تظهر المسودة في تقارير أرباح اليوم ولا تُحسب ضمن الإيرادات.
• عندما يتفق الطرفان وتخرج البضاعة، احفظ الفاتورة لتتحول إلى «صادرة» أو «مدفوعة».

3. حالة «صادرة» (فاتورة بيع آجل على الحساب)

تظهر هذه الحالة باللون البرتقالي عندما تبيع بضاعة لزبون يشتري بالدين، أو شركة تسدد لاحقاً:

• تعتبر العملية بيعاً مؤكداً: يُخصم الصنف من مخزنك فوراً لتفادي بيعه لزبون آخر.
• تُسجل الفاتورة في كشف حساب العميل ليبقى رصيده مديناً لك بكامل القيمة.
• تظهر الفاتورة في تقرير المبيعات تحت عمود «المتبقي» لتنبهك بوجود أموال في السوق تحتاج لمتابعة وتحصيل.

4. حالة «مدفوعة جزئياً» وتسجيل الدفعات

عندما يسدد العميل دفعة أولى (عربون)، أو يسدد جزءاً من الفاتورة الآجلة لاحقاً:

1. افتح الفاتورة من شاشة «المستندات».
2. ستجد في الأسفل زراً واضحاً باسم «تسجيل دفعة».
3. أدخل المبلغ الذي استلمته من الزبون، وحدد وسيلة الدفع (نقداً كاش، بنكك / تحويل بنكي).
4. اضغط تأكيد الدفعة.

ماذا يحدث في النظام؟
- يتحول شريط الفاتورة إلى اللون الأصفر كـ «مدفوعة جزئياً».
- يعرض التطبيق تفاصيل واضحة: الإجمالي، المدفوع، والرصيد المتبقي بدقة.
- يدخل المبلغ المقبوض فوراً في تقرير الخزينة والمدفوعات، ويخصم نفس المبلغ من رصيد دين العميل.

5. حالة «مدفوعة بالكامل» وإبراء الذمة

تصل الفاتورة إلى هذه الحالة تلقائياً عندما يتساوى إجمالي ما سدده العميل مع إجمالي قيمة الفاتورة حتى آخر قرش أو مليم:

• يتحول لون الفاتورة في القوائم إلى اللون الأخضر المريح.
• تطبع الفاتورة أو ترسل للعميل وعليها شارة واضحة: «خالصة / مدفوعة».
• تصبح ذمة العميل عن هذه الفاتورة مبرأة بالكامل في كشف حسابه.

6. حالة «ملغاة» وكيف تعيد البضاعة للمخزن بأمان

إذا أرجع الزبون البضاعة، أو تم الاتفاق على إلغاء العملية، لا تحذف الفاتورة نهائياً، بل استخدم خيار: «إلغاء المستند» من قائمة الثلاث نقاط أعلى الفاتورة.