دليل عروض الأسعار والتحويل المباشر لفواتير

1. متى تستخدم عرض السعر بدلاً من الفاتورة؟

الفارق الجوهري بين المستندين هو الالتزام والتحقق:

• فاتورة المبيعات: تعني أن البيع قد تم فعلاً؛ تخرج البضاعة من المخزن، ويتحمل العميل ديناً، وتدخل القيمة في إيراداتك.
• عرض السعر: مجرد وثيقة تفاوضية توضح للزبون أسعارك ومواصفات السلع وشروط التسليم. لا تسجل ديناً على العميل ولا تحجز بضاعة من المخزن.

2. خطوات إنشاء عرض سعر رسمي

1. من شاشة «المستندات»، اضغط على زر الإضافة «+» واختر «عرض سعر».
2. اختر العميل المستهدف أو أدخل اسمه وبيانات الاتصال به.
3. أضف بنود البضائع والكميات والأسعار المقترحة. يمكنك أيضاً تطبيق خصم خاص أو تحديد الملف الضريبي المناسب.
4. حدد «تاريخ العرض» و«تاريخ الصلاحية» (مثلاً صالح لمدة 10 أيام)، لحماية نفسك من تقلبات الأسعار إذا تأخر العميل في الرد.
5. اضغط «حفظ عرض السعر».

يمكنك الآن الضغط على «مشاركة PDF» لإرسال ملف العرض للعميل عبر واتساب أو البريد بتصميم رسمي أنيق يحمل شعار منشأتك.

3. مدة الصلاحية وشروط التوريد

في أسفل نموذج العرض، ستجد حقل «الشروط والملاحظات». احرص على كتابة شروطك بوضوح، مثل:

• «هذا العرض سارٍ لمدة 7 أيام من تاريخه والأسعار خاضعة للتغيير بعدها».
• «التسليم بموقع العميل خلال 3 أيام عمل من تاريخ التعميد».
• «طريقة الدفع: 50% مقدماً و 50% عند الاستلام».

تظهر هذه الشروط بخط واضح في أسفل وثيقة الـ PDF المطبوعة، مما يضفي طابعاً احترافياً ويحفظ حقوق متجرك عند التعاقد.

4. تحويل عرض السعر إلى فاتورة مبيعات بنقرة واحدة

عندما يتصل بك العميل ويوافق على الشراء، لست بحاجة لكتابة الفاتورة من الصفر وإعادة إدخال الأصناف:

1. افتح عرض السعر من شاشة «المستندات».
2. اضغط على زر «تحويل إلى فاتورة» في أعلى الشاشة.
3. يقوم ورقتك فوراً بنسخ كافة البنود والكميات والأسعار والخصومات إلى نموذج فاتورة جديدة، ويمنحها رقماً تسلسلياً جديداً خاصاً بالفواتير.
4. سجل المبلغ المدفوع كاش أو آجل كما هو متفق عليه، ثم اضغط «حفظ الفاتورة».

5. الأمان المحاسبي والمخزني لعروض الأسعار