كتالوج المنتجات، وحدات القياس، ومسح الباركود
قائمة المنتجات هي القلب النابض لمتجرك في تطبيق «ورقتك». يعلمك هذا الدليل كيف تنشئ بطاقات أصناف دقيقة، تضبط أسعار البيع والشراء بوضوح، تستخدم كاميرا هاتفك كقارئ باركود سريع عند الكاشير، وتحدد التصنيفات ووحدات القياس وحد النواقص.
1. مكونات بطاقة المنتج في ورقتك
تحتوي شاشة إضافة الصنف في «ورقتك» على حقول صُممت بعناية لتغطي متطلبات العمل اليومي للمحل التجاري:
| الحقل في الشاشة | أهميته وفائدته العملية | ملاحظات الإدخال |
|---|---|---|
| اسم الصنف | الاسم التجاري الذي يظهر على شاشة البيع وفي الفاتورة المطبوعة للعميل. | حقل إجباري (مثال: «زيت صباح 1 لتر» أو «شاحن سامسونج 25W»). |
| النوع (سلعة / خدمة) | يحدد هل الصنف بضاعة ملموسة تُخزن في الرفوف أم خدمة تؤدى دون مخزون. | اختيار: سلعة (افتراضي) أو خدمة. |
| الباركود | الكود المطبوع على علبة المنتج لقراءته فورًا بكاميرا الهاتف أثناء البيع. | اختياري؛ يمنع التطبيق تكرار نفس الباركود لمنتجين مختلفين لمنع التضارب. |
| كود الصنف الداخلي | رمز مختصر خاص بمتجرك لترتيب الرفوف أو التمييز (SKU). | اختياري (مثال: «ELC-014» أو «OIL-01»). |
| التصنيف (القسم) | تجميع البضائع المتشابهة لتسهيل الفلترة وإصدار تقارير مبيعات حسب القسم. | يقترح التطبيق التصنيفات السابقة تلقائيًا بمجرد بدء الكتابة. |
| وحدة القياس | الوحدة التي يُباع بها المنتج (قطعة، كرتونة، كجم، لتر، ساعة). | تظهر في الفاتورة المطبوعة بجانب كمية البيع. |
| سعر البيع | السعر الافتراضي الذي يُحسب به المنتج عند اختياره في فاتورة المبيعات. | يمكن تعديله يدويًا أثناء إنشاء الفاتورة إذا رغبت بمنح خصم. |
| سعر الشراء (التكلفة) | تكلفة شراء الحبة الواحدة؛ الأساس في حساب أرباح المبيعات وتكلفة البضاعة. | يتم تحديثه تلقائيًا عند تسجيل فواتير شراء جديدة وفق المتوسط المرجح. |
| كمية المخزون الافتتاحية | الرصيد الفعلي المتوفر حاليًا في متجرك عند إنشاء البطاقة لأول مرة. | يُدخل عند إنشاء الصنف الجديد فقط، وبعدها يتم تعديله عبر الحركات أو الجرد. |
| حد إعادة الطلب (الحد الأدنى) | أقل كمية تسمح ببقائها في الرف قبل أن ينبهك التطبيق بضرورة الشراء. | يُنبهك في لوحة التحكم وتقارير المخزون عند هبوط الرصيد لما دون هذا الرقم. |
2. خطوات إضافة صنف جديد خطوة بخطوة
الانتقال لشاشة المنتجات
من الشريط السفلي للتطبيق، اضغط على أيقونة المنتجات، ثم اضغط على زر الإضافة الدائري (+).
كتابة الاسم ومسح الباركود
اكتب اسم المنتج. إذا كان المنتج يحمل باركودًا مطبوعًا، اضغط على أيقونة الكاميرا بجانب خانة الباركود ووجّه الهاتف نحو الباركود؛ سيتم قراءته وتعبئته في أجزاء من الثانية.
تحديد الأسعار والتصنيف
أدخل سعر البيع للجمهور، وسعر التكلفة التقريبي (سعر الشراء)، واختر التصنيف المناسب (مثل: مواد غذائية، منظفات، أجهزة، إكسسوارات).
إدخال الرصيد الأولي وحد النواقص
إذا كانت البضاعة متوفرة أمامك في المحل، اكتب رصيدها المتواجد في خانة الكمية، وضع رقمًا في خانة حد إعادة الطلب (مثال: 5 كراتين) لكي ينبهك التطبيق قبل نفادها. ثم اضغط حفظ.
3. الفرق بين السلعة المخزنية والخدمة
يدعم «ورقتك» نوعين مختلفين من العناصر:
| وجه المقارنة | السلعة (Product) | الخدمة (Service) |
|---|---|---|
| طبيعة الصنف | بضاعة مادية ملموسة (مواد تموينية، ملابس، قطع غيار). | عمل أو مهارة مؤداة (أجر صيانة، فحص برمجي، تكلفة شحن وتوصيل، استشارة). |
| تتبع المخزون | يتم متابعة رصيدها بالقطعة، وتنقص عند البيع وتزيد عند الشراء. | لا تتبع للمخزون، ولا يظهر لها رصيد مستودع أو حد إعادة طلب. |
| حساب الأرباح | الربح = سعر البيع − تكلفة البضاعة المباعة (متوسط التكلفة). | الربح = كامل إيراد الخدمة (ما لم تكن مرتبطة بمصروفات مستقلة). |
| قاعدة التحويل الهامة | لحماية دقة الحسابات: يمنع التطبيق تحويل سلعة لديها رصيد مخزون فعلي في المستودع إلى «خدمة». إذا أردت تحويلها، يجب تسوية رصيدها المخزني إلى صفر أولاً. | |
4. قراءة الباركود بكاميرا الهاتف والبيع السريع
لا حاجة لشراء جهاز قارئ باركود ليزري باهظ الثمن لبدء العمل:
- البيع عبر الباركود: في شاشة إنشاء الفاتورة أو البيع السريع، اضغط على أيقونة الباركود العائمة في الأعلى؛ يفتح التطبيق كاميرا الهاتف فورًا. بمجرد توجيه الكاميرا إلى أي منتج، يُضاف الصنف إلى سلة الفاتورة مباشرة مع زيادة كميته تلقائيًا مع كل مسحة متكررة.
- البحث التلقائي: إذا كان الباركود غير واضح أو ممزق، يمكنك دائمًا كتابة أول بضعة أرقام منه أو كتابة جزء من اسم المنتج في شريط البحث لتحديده فورًا.
5. تنظيم الأقسام ووحدات القياس
كلما كانت أصنافك مصنفة بذكاء، أصبح متجرك أسهل في الإدارة:
- التصنيفات المخصصة: لا يفرض عليك التطبيق تصنيفات جامدة. اكتب اسم القسم في خانة التصنيف (مثل: «مشروبات»، «عناية شخصية»، «أدوات مكتبية»)؛ وسيقوم التطبيق بحفظه وعرضه كخيار سريع في قائمة الأصناف القادمة.
- وحدات القياس التوضيحية: حدد لكل صنف وحدته الدقيقة (مثلاً: «حبة»، «طرد 24»، «كيلو»، «متر»). هذا التحديد يمنع الأخطاء الشائعة بين الكاشير والزبائن عند تسليم البضائع.
6. ضبط حد إعادة الطلب وتفادي نفاد البضاعة
أحد أكثر أسباب خسارة الزبائن هو أن يطلب المشتري سلعة فيجد رفوفك خالية. صُممت ميزة «حد إعادة الطلب» لتلافي ذلك:
كيف يعمل تنبيه النواقص؟
إذا حددت حد إعادة الطلب لمنتج ما بـ (10 قطع)، وكان رصيده الحالي (12 قطعة)، فعندما تبيع فاتورة تحتوي على 3 قطع، يصبح الرصيد الجديد (9 قطع).
في تلك اللحظة فورًا، يضع التطبيق علامة تحذيرية برتقالية بجانب المنتج في شاشة المخزون، ويُدرجه آليًا في قائمة «المنتجات منخفضة المخزون» في شاشة التقارير، لتتمكن بضغطة زر من معرفة كل ما يحتاج إلى طلبية توريد جديدة من الموردين قبل نفاده تمامًا.
7. قواعد تعديل بيانات الأصناف وحمايتها
- تعديل الأسعار: يمكنك تعديل سعر البيع في أي وقت؛ والتعديل ينطبق على الفواتير الجديدة دون المساس بأسعار الفواتير القديمة المحفوظة في الأرشيف.
- منع حذف الأصناف المرتبطة بفواتير: إذا تم بيع المنتج أو شراؤه مسبقًا في أي فاتورة، يمنع التطبيق حذفه بالكامل لحماية الأرشيف المحاسبي؛ وبدلاً من ذلك يتيح لك «إيقاف تنشيط المنتج» بحيث يختفي من شاشات البيع اليومية مع بقاء كل سجلاته التاريخية سليمة.