دليل إدارة العملاء والديون وكشف الحساب

1. تسجيل عميل جديد وبيانات الاتصال

يمكنك إضافة العميل أثناء إنشاء الفاتورة مباشرة، أو مسبقاً من شاشة العملاء:

1. من الشريط السفلي، اضغط على تبويب «العملاء».
2. اضغط على زر الإضافة «+» في أسفل الشاشة.
3. أدخل اسم العميل (مطلوب).
4. أدخل رقم الهاتف (يُفضل كتابة الرقم كاملاً لتسهيل إرسال رسائل الواتساب بنقرة زر).
5. يمكنك إضافة العنوان والملاحظات الخاصة (مثلاً: رقم المتجر، المدينة، أو سقف الائتمان المتفق عليه).
6. اضغط «حفظ العميل».

2. الرصيد الافتتاحي والديون السابقة

إذا كان العميل يتعامل معك قبل تثبيت ورقتك، وعليه ديون سابقة تريد نقلها للتطبيق:

• في نموذج إضافة أو تعديل العميل، ستجد حقلاً باسم «الرصيد الافتتاحي».
• إذا كان العميل مديناً لك بأموال سابقة: أدخل المبلغ بالموجب (مثلاً 15,000). يعتبره النظام نقطة البداية لحسابه ويظهر كأول سطر في كشف حسابه.
• إذا كان العميل مسدداً مقدماً (رصيد دائن لصالحه): أدخل المبلغ بالسالب، ليخصم منه التطبيق تلقائياً عند إصدار فواتيره القادمة.

3. متابعة الذمم والديون القائمة في السوق

في شاشة «العملاء»، يعرض التطبيق بطاقة واضحة لكل عميل تتضمن:

• اسم العميل ورقم هاتفه.
• الرصيد المستحق (Outstanding Balance): يظهر المبلغ المتبقي بذمته بلون مميز وواضح. إذا كان حسابه خالصاً تماماً، يظهر الرصيد صفر (0).
• فلتر التصفية: يمكنك في أعلى القائمة تصفية العملاء لعرض «من عليهم مبالغ مستحقة فقط» لحصر المديونيات الواجب تحصيلها دون تشتت بين الحسابات الخالصة.

4. تسجيل الدفعات وسندات القبض

عندما يحضر العميل ليسدد جزءاً من حسابه، لست بحاجة لفتح الفواتير القديمة واحدة تلو الأخرى:

1. افتح شاشة «العملاء» واضغط على اسم العميل.
2. اضغط على زر «تسجيل دفعة / سند قبض».
3. أدخل المبلغ المحصل، وتاريخ الاستلام، وطريقة الدفع (كاش، بنكك، شبكة).
4. اضغط حفظ.

النتيجة الفورية: يُخصم المبلغ فوراً من الرصيد الكلي لدين العميل، ويولد التطبيق سند قبض برقم تسلسلي، ويدخل المال المحصل في تقرير نقدية اليوم.

5. توليد كشف حساب تفصيلي PDF ومشاركته

لمطابقة الحساب مع الزبون وتفادي أي خلاف أو نسيان:

1. من صفحة العميل، اضغط على زر «كشف الحساب» (Statement).
2. اختر الفترة الزمنية المطلوبة (هذا الشهر، آخر 3 أشهر، أو كامل الحركات التاريخية).
3. يعرض التطبيق جدولاً محاسبياً متسلسلاً يتضمن:
   • تاريخ كل عملية.
   • بيان الحركة (فاتورة رقم INV-0012، أو سند قبض رقم REC-0005).
   • مدين: قيمة البضائع المشتراة التي زادت من دينه.
   • دائن: المبالغ المسددة التي خفضت من دينه.
   • الرصيد التراكمي: وضع الحساب المستحق بعد كل حركة لحظة بلحظة.
4. اضغط زر «مشاركة PDF» ليولد التطبيق وثيقة رسمية جاهزة للطباعة أو الإرسال المباشر للعميل عبر واتساب، تتضمن رسالة نصية جاهزة تلخص الفترة والرصيد النهائي المستحق.

6. المراسلة والاتصال المباشر بنقرة واحدة

تحتوي شاشة العميل على أزرار اتصال سريع:

• أيقونة واتساب: تفتح لك محادثة العميل في واتساب فوراً دون الحاجة لتسجيل رقمه في جهات اتصال هاتفك.
• أيقونة الاتصال: تطلب رقم هاتف العميل مباشرة للاتصال به تليفونياً لمتابعة التحصيل.